Descripción
DOSSIER DE PRENSA.
¿Qué es realmente un Dossier de Prensa?
Un dossier de prensa (también conocido por su nombre en inglés, press kit o media kit) es una herramienta utilizada en las relaciones públicas. Es un conjunto de documentos realmente importantes, ya sean procedimientos, informes o registros, que engloban toda la información sobre un tema en concreto. Un dossier de prensa puede elaborarse en un soporte físico o en formato digital.
No se debe pensar que un dossier es solo una simple recopilación de mucha información y recursos sino como un proceso en el que recopilaremos mucha información para compartirla. Por esta razón, es una herramienta muy popular en el ámbito de la empresa, los negocios, el emprendimiento, en las relaciones públicas y en la prensa.
¿Qué información debe incluir un dossier de prensa?
Elaborar un dossier puede parecer una tarea sencilla, pero este debe estar muy bien estructurado con el objetivo de que sea entendido de manera clara. Ten en cuenta que un dossier agrupa muchísima información sobre un negocio o una actividad, por lo que recortar tiempo y esfuerzo es lo habitual. Pero no si quieres crear algo que llame la atención de tu audiencia, vale la pena hacerlo bien.
Por ejemplo, si se trata de un dossier de empresa deberá incluir una descripción de la empresa, de su participación en el mercado, su modelo de negocio, su proyección internacional, sus formatos, producciones, marca comercial, su equipo y su trayectoria.
En los último años, es muy común que este dossier se encuentre reemplazado por las páginas web de las empresas. No obstante, es conveniente tener este tipo de dossier archivado, ya sea en formato físico o digital, para poder enviar copias las las nuevas incorporaciones, colaboradores, e incluso a la prensa.
El contenido del dossier de prensa puede variar en función de si se trata de una empresa, una asociación, institución, etc. Sin embargo, hay una serie de elementos prácticamente comunes a todos.
- Historia: La historia de la empresa recogerá la trayectoria de la compañía desde sus inicios y hasta ahora con los hitos más importantes. En las empresas que recién nacen se puede hacer referencia a cómo y por qué surgió el proyecto. En el caso de profesionales, por ejemplo una ingeniero, puede incluir su biografía.
- Productos: Un comentario o resumen del producto o servicio principal de la empresa. En el caso de los profesionales, siguiendo el ejemplo del ingeniero, en este punto se hablaría de sus proyectos más importantes.
- Misión, objetivo y valores: Una descripción de la visión, la misión, los objetivos y los valores de la empresa, organización o profesional también es importante.
- Datos estadísticos: Un análisis de los resultados de la empresa. Aquí se pueden incluir datos de facturación, número de empleados, países en los que está presente su actividad, etc.
- Fundador o fundadores y equipo: Si la empresa tiene un fundador o fundadores relevantes se debe añadir una pequeña biografía en la que se describa su historia y su relación con la compañía. También se puede humanizar tu dossier de prensa con información sobre tus empleados.
- Planes de futuro: ¿Por qué no contar hacia dónde se dirige tu empresa? Puedes hablar de tus proyectos más inmediatos, de tus planes de expansión, etc. Eso sí, siempre se deben incluir planes «reales» en los que la empresa ya está trabajando.
- Preguntas frecuentes: Incluir algunas preguntas frecuentes donde puedas aclarar dudas y conceptos.
- Noticias en medios de comunicación: Si tú o tu empresa ya han salido en medios de comunicación debes contarlo. Haz una selección de las noticias más importantes e inclúyelas.
- Información de contacto: Es importante que indiques dónde te encuentras, cómo los medios de comunicación o potenciales clientes pueden contactarte y quién es la persona que figurará como contacto principal, etc.
- Material audiovisual: Es fundamental contar con un buen material audiovisual tanto fotografías como vídeos. Incluye fotografías y en tu sitio web vídeos que los clientes, prospectos y periodistas puedan descargar y utilizar según sus necesidades.
Beneficios de elaborar un dossier
Contar con un dossier elaborado profesionalmente nos permite acceder a la información que necesitemos de una manera muy cómoda y rápida. En el caso del dossier de empresa, este nos aporta la ventaja de tener resumida, en un sólo lugar, toda la actividad de la empresa y lo que ella incluye. En un dossier de proyecto se incluye un plan de proyecto, los objetivos y los procedimientos, por lo que resulta una muy buena herramienta a la hora de consultar cómo se debe hacer alguna actividad del proyecto. ¿Necesitamos saber cuándo se inició una actividad en particular? ¿No recuerdas qué colores o qué tipografía se emplea en un proyecto? ¡Revisa el dossier!
En el caso de un dossier de prensa, este resulta esencial para tener toda la información importante sobre nuestra actividad, redactada de manera clara, y que podemos enviar a la prensa para que se hagan eco de nuestras noticias de una forma muy estructurada. Al hacerlo así, es posible asegurarnos que los periodistas tengan la información correcta sobre nuestra empresa, organización o proyecto.
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